CAKUPAN DAN KEGUNAAN HUMAS
INTERNAL
Pada dasarnya humas internal (internal
Public Relations) itu mempunyai andil yang sama pentingnya dengan humas
eksternal. Sebagai suatu gambaran, jika yang menjadi ukurannya itu adalah uang
mak humas internal mampu memberi kontribusi profitabilitas perusahaan yang sama
besarnya dengan yang diberikan oleh humas eksternal.
Humas internal atau dalam istilah perhumasan sering disebut
dengan istilah komunikasi pegawai telah berkembang begitu pesat sehingga pada
saat ini wahananya tidak hanya sebatas pada jurnal internal saja, melainkan
sebagai kegiatan sampingan untuk pertanda bahwa pihak manajemen senantiasa
memberi perhatian kepada segenap jajaran perusahaan atau organisasi.
Pemikiran bahwa wujud komunikasi dalam jurnal internal
selalu dikatakan seagai komunikasi ke bawah, artinya hanya berisi pesan dan
instruksi dari atasan kepada bawahan saja itu ternyata sudah ketinggalan.
Jurnal internal kini makin bersifat independent, dimana setiap para pembaca
diundang untuk menyampaikan pendapatnya secara jujur meskipun berupa kecaman
terhadap organisasi atau perusahaan itu sendiri. Hal ini disebabkan dengan
adanya ketentuan hukum yang mengharuskan pihak manajemen untuk lebih bersifat
terbuka dan informatif kepada semua pegawainya. Ketentuan tersebut diberlakukan
salah satunya disebabkan oleh adanya kenyataan bahwa sebagian besar terjadinya
kasus pemogokan dan unjuk rasa para pegawai bersumber dari desus-desus yang
berkembang sebagi akibat dari ketertutupan pihak manajemen.
Dewasa ini jurnal internal memang
tidak bisa dikatakan sebagai satu-satunya media komunikasi. Melainkan masih
banyak lagi media komunikasi yang lebih bersifat langsung dan personal salah
satunya adalah komunikasi tatap muka yangmana media komunikasi ini telah
dikenal sejak dahulu.
A. Komplektisitas Humas Internal
Sebuah pemikiran yang menyebutkan
bahwa humas internal atau pegawai hanya mencakup upaya menjelaskan kebijakan
perusahaan atau membuka forum penampungan keluhan saja merupakan pemikiran yang
teramat sederhana, sebab jika kita melihat lebih jauh bahwa tugas-tugas dan
tujuan komunikasi itu lebih banyak dan bervariasi dari yang kita pikirkan.
B. Humas Internal untuk
Memelihara Keterbukaan
Semua pegawai berhak untuk
mengetahui apakah perusahaannya masih layak dan bernilai untuk dijadikan
sandaran hidup sekaligus sangkutan masa depannya, baik yang berupa jumlah
penghasilan maupun karir jabatannya. Sehingga dengan demikian kepuasan kerja
itu erat kaitannya dengan pengetahuan dan pemahamanyang berupa tujuan inti dari
dunia kehumasan.
C. Pemaparan Laporan dan
Pembukuan Tahunan
Sekarang ini, setiap manajemen diharapkan
bersedia untuk mengungkapkan hasil-hasil financial yang telah dicapai oleh
perusahaan kepada para karyawannya. Melalui pengungkapan fakta hasil-hasil
financial tersebut maka harapan-harapan yang berlebihan dari para karyawan akan
dapat terhindari. Seandainya mereka memahami kondisi-kondisi yang sebenarnya,
maka mereka tidak akan mudah terpancing oleh desas-desus dan tidak akan mudah
ikut-ikutan melakukan pemogokan atau unjuk rasa.
D. Perombakan Personalia
Setelah Akuisisi
Kesahpahaman dan kecemburuan mudah
sekali muncul diantara para staf atau pegawai perusahaan yang diakuisisi (
dibeli atau diambil alih ) dengan pegawai perusahaan yang mengakuisisinya.
Ketegangan tersebut jika dibiarkan berlarut-larut maka akan menjadi sumber
penyakit yang memunculkan berbagai masalah berat. Hanya dengan usaha pembinaan
komunikasilah yang baik antara dua belah pihak maka segala macam resiko dan
ancaman seberat apapun dapat dihindari. Adapun upaya pembinaan komunikasi
tersebut dapat diaplikasikan dengan menerapkan teknik-teknik kehumasan.
E. Penjelasan Tentang
Teknologi Baru
Penegnalan suatu teknik, teknologi
atau proses produksi yang baru haruslah disertai dengan penjelasan yang tuntas
dan jujuragar tidak sampai meresahkan para karyawan ataupun pegawai. Kalupun
rasionalisasi terpaksa untuk dilakukan, maka pihak manajemen harus berusaha
memberikan pengertian mengenai kesulitan yang tengah dihadapi oleh perusahaan.
Tindakan ini memang tidaka dapat dikatakan menyenangkan mereka yang terancam
PHK, akan tetapi dengan penjelasan yang tuntas mereka pasti akan lebih mengerti
dan lebih bias menerima keputusan pahit tersebut. Pembinaan komunikasi pegawai
jelas tidak kalah pentingnya dari angka-angka penjualan atau laba tahunan.
F. Peningkatan Keselamatan
Kerja
Sebagian kecelakaan kerja dibeberapa
sector tidak mesti terjadi jika para pegawai tidak disodori sederetan
instruksi,namun juga harus ada usaha untuk memahamkan mereka akan keselamatan
kerja. Pendidikan semacam ini haruslah dijadikan sebagai program teta yang berkesinambungan
mengingat disetiap perusahaan /institusi selalu ada muka-muka baru. Lagipula,
sumber bahaya juga cendrung bertambah, sehingga jika tidak diwaspadai maka akan
mengakibatkan kecelakaan yang fatal. Sebagai sebuah pengetahuan bagi kita bahwa
ada beberapa perusahaan yang secara berkala mengummkan catatan musibah atau
kecelakaan yang sudah terjadi, hal itu dilakukan sebagai usaha untuk
meningkatkan kewaspadaan para pegawai.
G. Berita-berita Personalia
Dalam organisasi-organisasi yang
anggota atau para pegawainya tersebar diberbagi lokasi yang berpencar atu yang
selau bergerakseperti maskapai penerbangan dan pelayaran, maka jurnal internal
atau media organisasi yang lainnya selalu dinanti-nanti. Belum lagi para
pensiunan pegawai terkadang mereka masih membutuhkan berita-berita tentang
perkembangan perusahaan serta mantan rekan-rekannya.
H. Paparan Struktur Manajemen
Bagan-bagan yang memeperlihatkan
masing-masing jabatan yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi, lengkap
dengan wewenang dan tanggung jawab yang diembannya, ternyata sangat bermanfaat
untuk lebh mengakrabkan segenap pegawai dengan berbagai macam identitas dan
peranan-peranan manajemen dalamsemua tingkatan.
I. Sosialisasi Penerbitan
Saham
Jika kita melihat perusahaan yang
bergerak di bidang saham, banyak diantaranya yang menwarkan sahamnya untuk para
pegawainya atau mendorong mereka untuk turut aktif dalam emisi ( penerbitan
saham ). Seandainya seorang pegawai memiliki saham maka ia pasti akan paham
tentang aneka kegiatan yang biasa berlangsung di bursa, serta mempelajari
bagaimana dan mengapa naik turunnya harga kertas saham dapat dijadikan sebagai
tolok ukur bagi maju mundurnya emiten ( perusahaan yang menerbitkan saham ).
J. Kesejahteraan Pegawai
Pension, tunjangan hari raya,
insentif,bonus tahunan, komisi penjualan, hadiah bagi mereka yang berprestasi
dalam pekerjaan ataupun dalam pendidikan dan sebaginya hendaknya
dikomunikasikan dengan baik kepada para pegawai agar mereka menmahami,
menghargai dan mendukung niat baik yang trkandung dalam penyadiaan fasilitas
dan tunjangan kesejahteraan tersebut.
K. Humas Internasional
Sebuah perusahaan eksportir biasanya
memiliki kantor cabang, anak persahaan, perusahaan patungan, dan lisensi di
berbagai Negara. Pembukaan cabang disuatu negara atau pemindahan lokasi usaha
negara lain, misalnya membuka kesempatan kerja di lokasi yang baru tersebut dan
dengan sendirinya mempengaruhi mempengaruhi kerja di tempat asal. Tindakan
alokasi dan realokasi fasilitas produksi tersebut menyangkut kepentingan para pegawai,
sehingga pihak manajemen dituntut utnuk bersikap terbuka mengenai hal ini.
L. Penyambung Lidah
Karyawan
Upaya khumasan harus mendapatkan
informasi yang sama banyak dan baiknya, serta sama-sama diberi kesempatan untuk
menyuarakan pendapatnya kepada para pimpinan dan dalam rangka berhubungan
dengan hak luar atau khalayak perusahannya. Dengan demikian, setiap pegawai
memiliki kemungkinan untuk bertindak sebagai wakil atau juru bicara bagi
rekan-rekan dan organisasinya terutama mereka yang selau menjalin kontak dengan
konsumen, mitra kerja, dan pihak-pihak luar lainnya.
M. Sosialisai Peraturan
Perundang-undangan
Setiap kali ada peraturan,
undang-undang atau kebijakan pemerintah yang mempengaruhi nasib organisasi atau
perusahaan atau lembaga pendidikan, maka pihak manajemen berkewajiban untuk
untuk menjelaskan sebagai implikasinya kepada seenap pegawai, karena nasib
mereka pun turut terpengaruh.
N. Pengumpulan Umpan balik
Pengumpulan umpan balik untuk meciptakan rasa memiliki dan
tanggung jawab bersama, sehingga setiap orang merasa dirinya dibutuhkan dan
dihargai. Upayanya tidak hanya berupa pendekatan ke serikat buruh, tetapi juga
ke segenap aspek perusahaan. Model iklan, gaya bangunan, nama perusahaan,
kemasan produk, metode distribusi, dan berbagai hal lainnya yang ditemui oleh
semua pegawai setiap harinya harus bisa dimanfaatkan untuk menumbuhkan sikap
dan perasaan positif tersebut.
Pada umumnya, komunikasi pegawai
yang baik akan mampu meningkatkan produktifitas. Hal itu bias tercipta bukan
hanya karena seluruh pegawai bekerja lebih keras, akan tetapi yang lebih
penting dari itu, karena mereka bekerja lebih sungguh-sungguh, lebih ikhlas,
lebih semangat, lebih terampil , dan lebih efisien.
MEDIA HUMAS INTERNAL
Variasi perangkat Bantu komunikasi
sangatlah besar. Namun pada umumnya, setiap organisasi hanya menggunakan
sebagian kecil dari sekian banyak metode yang ada. Tentu saja yang dipilih
adalah yang paling sesuai. Pemilihan metode komunikasi sangat dipengaruhi oleh
karakteristik organisasi, jumlah dan strata personel, serta lokasi kerja. Jelas
bahwa karakteristik sebuah pasar swalayan sangat kompak atau terpasu apabila
dibandingkan dengan sebuah maskapaipalayaran atau perusahaan multinasional.
Berikut ini akan diuraikan secara rinci jangkauan media dan metode komunikasi
yang lazim dipergunakan oleh organisasi.
A. Media tulis
1. Jurnal Internal
Publikasi atau terbitan yang didistribusikan kepada para
anggota ataupun khalayak pendukung dari suatu organisasi seperti
institute-institut professional, niversitas, komunitas profesi tertentu,
serikat buruh dan yayasan amal, lazim disebut sebagai jurnal internal semi
eksternal. Meskipun mereka bukan orang dalam, mereka lebih dekat kepada
organisasi daripada para pemakai jasa (konsumen), pedagang, pemegang saham atau
para pecipta pendapat umum yang sepenuhnya merupakan pihak-pihak eksternal.
Disini, istilah jurnal diartikan
secara luas yakni sebagai bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur. Adapun
bentuk-bentuknya yang konkret cukup bervariasi, antara lain Koran, majalah, newsletter
dan majalah dinding. Selama beberapa tahun terakhir ini
telah bermunculan beberapa bentuk jurnal internal yang baru yang tentunya
memberi sejumlah dimensi baru atas hubungan antara pihak manajemen dan para
karyawan perusahaan pada umumnya. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut
ini: (a) Jurnal audio: Berita dapat direkam pada sebuah pita kaset yang bisa
diputar ulang kapan saja oleh semua orang, baik itu dikantor, di tengah
perjalanan, maupun di rumah. (b) Jurnal video: suatu peristiwa atau kejadian
juga dapat direkam melalui kamera video. Adapun keunggulannya adalah lebih
jelas alam menggambarkan situasi sehingga apa yang hendak ditampilkan lebih
mudah untuk dipahami. (c) Video perusahaan: ini merupakan perkembangan lebih
jauh dari jurnal video yang berupa jaringan komunikasi televisi di perusahaan
yang ditranmisikan melalui satelit ke berbagai cabangdan unti perusahaan. (d)
Koran elektronik: suatu aringan kominikasi melalui computer, dimana computer
induk disambungkan dengan sujumlah komputer pribadi.
2. Papan pengumuman
Papan pengumuman standar dapat ditempatkan di beerapa lokasi
yang ramai. Agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam
waktu yang bersamaan. Wujudnya bisa berupa poster yang bisa setiap saat diganti
sampai dengan papan permanent.
3. Literatur pengenalan/informasi
Adalah berbagai macam naskah, materi atau buklet yang
berisikan riwayat singkat perusahaan, berbagai kegiatan pokoknya, cara
kerjanya, fungsi-fungsi yang dijalankan perusahaan lengkap dengan
bagan-bagannya, struktur manajemen dan aneka hal yang penting lainnya yang
harus diketahui oleh para pegawai baru.
4. Brosur
Adalah selebaran yang berisi keterangan singkat namun
lengkap tentang profile suatu organisasi atau bahan informasi tertulis.
B. Media lisan
1. Insentif bicara (nomor aduan)
Adalah metode untuk memperoleh umpan balik dari para pegawai
perusahaan dengan membuka nomor telepon khusus sehingga setiap pegawai dapat
menghubungi pimpinan perusahaan atau lembaga pendidikan secara langsung tanpa
harus menempuh lika liku birokrasi perkantoran.
2. Siaran umum
Suatu media untuk menyampaikan pesan-pesan pihak manajemen
kepada segenap pegawainya dengan menggunakan sejumlah pengeras suara dan
instalasi-instalasi sentral yang dilakukan secara fleksibel.
3. Obrolan langsung
Salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan
sikap terbuka pihak manajemen dengan melakukan pembicaraan tatap muka secara
pribadi dan langsung. Kelebihan media ini adalah pegawai atau bawahan dapat
mengajkan komentar, pertanyaan dan menyatakan pendapatatau isi hatinya secara
langsung.
4. Presentasi video / slide
Perangkat audio visual dapat digunakan untuk berbagai tujuan
mulai dari mendidik para pegawai baru, menjelaskan standar keamanan kerja,
menguraikan kemajuan yang telah dicapai perusahaan, memaparkan laporan dan
pembukuan tahunan, mengadakan rekrutmen, mendemonstrasikan kegunaan
produk-produk baru dan lain-lain.
C. Media elektronik
1. Kaset video dan CCTV (close circuit television)
Media modern ini menghadirkan komunikasi tatap muka secara
artificial (seolah-olah yang ditonton dapat saling terkomunikasi secara
langsung) yang berpotensi besar untuk menumbuhkan pemahaman yang lebih baik
antara pihak manajemen terhadap pegawai.
2. Stasiun radio sendiri
Media untuk menghubungkan antara
atasan dan bawahan dengan memasang sejumlah pengeras suara diatas tiap mesin
yang mampu menyiarkan program-program radio yang dibuat sendiri oleh tiap
perusahaan. Dimana programnya diusahakan semenarik mungkin, yang isinya berupa
berita-berita internal perusahaan, laporan dan kometar terhadap suatu perstiwa
olah raga, permintaan lagu, dan penyampaian pesan-pesan pribadi dari seorang
pegawai kepada rekannya. Media ini menjadikan suasana kerja menjadi lebih nyama
dan menyenangkan meskipun pabrik tetap bising.
3. Jaringan telepon internal
Adalah media untuk menyampaikan gagasan pegawai mengenai
berbagai hal melalui telepon.
D. Forum atau kegiatan
1. Inspeksi pimpinan
Adalah salah satu cara yang digunakan untuk menggalang
kedekatan dan hubungan baik antara pimpinan dengan para pegawainya yang tidak
berada di kantor pusat melalui kunjungan-kunjungan para pimpinan perusahaan
tersebut ke masing-masing cabang perusahaan.
2. Konfrensi staf dan rapat dinas
Media untuk menggalang kebersamaan dan keakraban sekaligus
menciptakan hubungan baik antara pihak manajemen dengan para pegawai melalui
pertemuan-pertemuan dinas yang melibatkan para staf dan pegawai yang
diselenggarakan baik di markas besar maupun di kantor-kantor cabang dan juga
konferensi tingkat nasional.
3. Dewan pekerja
Salah satu metode dalam membina hubungan baik antara
pimpinan dan bawahan melalui pembentukan dewan pekerja (dilengkapi dengan
sejumlah komite spesifik) yang memiliki akses pengaruh ke pihak manajemen.
4. Tur staf
Suatu metode untuk mengupayakan para staf tidak terisolasi
dalam unit-unitnya sendiri melalui program kunjungan timbal balik diantara
staf. Sehingga para pegawai dari setiap bagian diberi kesempatan untuk menengok
rekan-rekannya di unit yang lain.
5. Acara kekeluargaan
Suatu metode untuk merekatkan hubungan baik antara pihak
manajemen dengan pegawainya melalui berbagai kegiatan dan acara tak resmi
seperti pesta perusahaan, makan malam, piknik, dll yang menyertakan anggota
keluarga dan lingkungan terdekat.
6. Pameran dan peragaan
Metode ini dimanfaatkan untuk mendemostrasikan dalam
menjelaskan sejarah atau suatu kebijakan perusahaan, bidang-bidang yang
digeluti dan tata cara pelaksanaannya.
7. Klub social
Terkhusus pada organisasi atau perusahaan yang telah mapan
biasanya terdapat klub social atau olah raga yang dilengkapi dengan fasilitas.
Media ini berguna untuk mempererat hubungan antara pihak manajemen dengan para
pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Anggoro, Linggar. 2008. Teori & Profesi Kehumasan
Serta Aplikasinya di Indonesia Jakarta: Bumi aksara
Jefkins, Frank. 2004. Public Relations.
Jakarta: Erlangga
Linggar Anggoro, Teori dan
Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia (Jakarta:Bumi
Aksara,2008), 224-226
Tidak ada komentar:
Posting Komentar